Em recente visita a determinado cliente, recebi a seguinte abordagem de um empresário: Já reestruturei a área de compras  por três momentos neste ano, e não consigo desenvolver um gestor de confiança nesta área, como poderei  ter tranquilidade quanto a minha gestão de compras?

Considero como uma dúvida bastante comum em alguns ramos empresariais  - infelizmente – mas percebo que ações simples podem gerar grandes resultados, aumentando a confiança da Direção, e mostrando transparência aos fornecedores, de tal forma que priorizem aquela organização em relação a oferta de materiais e serviços  diferenciados. Apresento a seguir três dicas sobre como manter uma gestão de compras eficaz e confiável:

Dica 1) Defina critérios claros para homologação: As empresas precisam possuir critérios e metodologia transparente para selecionar fornecedores , e avaliar o nível de conformidade de seus produtos antes mesmo da geração do primeiro pedido de compra. A “regra do jogo” iguala a competição e atraí fornecedores interessados em apresentar soluções em produtos e serviços para a organização.

Dica 2) Estabeleça procedimento para gerar a necessidade de compra: Evidenciei recentemente em uma empresa um estoque de cola suficiente para a produção de 2 anos. O  monitoramento do volume estoque, aliado ao empenho de demanda da produção possibilita a diminuição de capital parado no almoxarifado. A falta de critérios  deixa em aberto para o comprador ser assediado pela tentação do desconto em volume, mas que não representa a realidade de consumo.

Dica 3) Avalie os fornecimentos e dê feedback: Monitorar o desempenho no fornecimento em relação ao cumprimento de prazo de entrega, especificação de produto, entre outros aspectos, aliado a um feedback sistemático e periódico, permite o desenvolvimento dos fornecedores, e priorizá-los na aquisição de acordo com a sua performance.

Enfim, para iniciar uma coerente Gestão de Compras, basta definir procedimentos e critérios claros com base nas 3 dicas apresentadas, e lembrando que as compras deste nível devem ser baseadas em critérios racionais, e não em emoção. Um bom manual de critérios neste sentido poderá proporcionar a confiança esperada pelo empresário que me abordou.

Cleverson Forato

Consultor e Auditor

cleverson.forato@i9g.com.br